Barrierefreiheit beginnt im Büroalltag

Digitale Barrierefreiheit betrifft uns alle

Wenn über digitale Barrierefreiheit gesprochen wird, denken viele zuerst an Websites, Apps oder Produktentwicklung. Dabei beginnt Barrierefreiheit oft viel früher – nämlich im ganz normalen Büroalltag. Täglich entstehen Präsentationen, Dokumente oder E-Mails, die intern geteilt oder an Kund:innen verschickt werden. Genau hier entscheidet sich häufig, ob Informationen für alle Menschen zugänglich sind oder nicht.

Dokumente ohne klare Struktur, fehlende Alternativtexte oder Rot-/Grünmarkierungen in Excel können für einige Menschen unnötige Hürden schaffen. Gleichzeitig profitieren wir alle davon, wenn Inhalte klar aufgebaut und verständlich gestaltet sind. Es ist auch hilfreich bei technischen Problemen, wenn z.B. Bilder oder Formatierungen in E-Mails nicht korrekt geladen werden.

Digitale Barrierefreiheit ist deshalb ein Thema für alle, die täglich digitale Inhalte erstellen und teilen.

Barrierefreiheit muss nicht kompliziert sein

Barrierefreiheit wirkt oft komplizierter als sie ist. Dabei lassen sich bereits mit kleinen Anpassungen deutliche Verbesserungen erzielen. Besonders hilfreich sind dabei integrierte Prüfwerkzeuge, wie sie heute in vielen Anwendungen standardmäßig vorhanden sind. Sie unterstützen dabei, typische Probleme zu erkennen und konkrete Verbesserungsvorschläge umzusetzen. Dadurch wird Barrierefreiheit zu konkreten, umsetzbaren Punkten.

Viele dieser Verbesserungen lassen sich direkt beim Erstellen eines Dokuments umsetzen. Häufig geht es dabei weniger um zusätzlichen Aufwand, sondern darum, vorhandene Funktionen richtig zu nutzen. Beispielsweise sollten Überschriften auch tatsächlich als Überschriften formatiert werden und nicht nur als größerer oder fetter Text.

Weitere einfache Verbesserungen sind beispielsweise:

• Klare und verständliche Sprache nutzen

• Tabellen mit Spalten-/Zeilenüberschriften versehen

• Informationen nicht nur über Farben vermitteln

• Bilder mit kurzen Beschreibungen versehen

Mit dem MS Office Accessibility Checker Barrieren reduzieren

Der Microsoft Office Accessibility Checker (Deutsch „Barrierefreiheitsprüfung“) ist ein integriertes Tool in Microsoft Office Produkten. Es überprüft Dokumente automatisch auf mögliche Barrieren und gibt konkrete Empfehlungen zur Verbesserung.

Das Tool erkennt unter anderem fehlende Alternativtexte, unklare Überschriftenstrukturen, problematische Tabellen sowie Farb- und Verständlichkeitsprobleme. Es beschreibt zusätzlich, warum ein Thema relevant ist und welche Auswirkungen fehlende Barrierefreiheit auf Nutzer:innen haben kann. Dadurch wird Barrierefreiheit nicht nur überprüfbar, sondern auch verständlicher und greifbarer.

Gerade das macht den Accessibility Checker zu einem guten Einstieg für Teams, die sich bisher wenig mit digitaler Barrierefreiheit beschäftigt haben. Man muss über kein Expertenwissen verfügen, um erste Verbesserungen umzusetzen.

In Word, PowerPoint oder Excel lässt sich die Prüfung direkt über den Reiter „Überprüfen“ starten. Dort findet sich die Funktion „Barrierefreiheit überprüfen“. Anschließend öffnet sich ein Seitenbereich mit allen gefundenen Problemen, Warnungen und Empfehlungen. Die Hinweise lassen sich direkt anklicken und Schritt für Schritt bearbeiten.

Microsoft bietet eine Übersicht zur Erstellung von barrierefreien Inhalten in Microsoft 365.

Barrierefreiheit ist Teil des Arbeitsalltags

Jede Präsentation, jede interne Dokumentation und jede verschickte E-Mail kann entweder Barrierefreiheit fördern oder unnötige Barrieren schaffen. Viele Einschränkungen sind nicht sichtbar, z.B. Legasthenie oder Farbenfehlsichtigkeiten wie eine Rot-Grün-Schwäche. Häufig ist uns im Arbeitsalltag gar nicht bewusst, wer auf barrierearme Inhalte angewiesen ist. Umso wichtiger ist es, digitale Kommunikation grundsätzlich zugänglich zu gestalten.

Gerade zum Global Accessibility Awareness Day (GAAD) lohnt sich deshalb ein breiterer Blick auf das Thema. Barrierefreiheit ist nicht nur Teil der Produktentwicklung. Sie beginnt bereits im Büroalltag – und manchmal einfach mit einem Klick auf „Barrierefreiheit überprüfen“.