Rozproszone i zdalne zespoły są “nową normalnością” nie tylko dlatego, że pandemia coraz częściej zamyka nas w domowych biurach. Wiele zespołów składa się z pracowników znajdujcych się w różnych miejscach na świecie. Nawet w Niemczech wiele zespołów jest rozproszonych, a mimo to udaje im się ściśle ze sobą współpracować.

W czasach Covid domowe biuro (zwane również telepracą lub pracą zdalną) stanie się codziennością dla coraz większej liczby osób. Stanowi to jednak wyzwanie dla współpracy członków zespołu Scrum, a zwłaszcza dla Scrum Masterów i Masterek. Ze względu na fityczny dystans komunikacja i interakcja przebiegają inaczej, ponieważ komunikacja twarzą w twarz w tym samym pomieszczeniu nie jest możliwa. Nie można omówić odbytego właśnie spotkania z kolegą przy kawie w kuchni. A właśnie podczas takich nieformalnych kuchennych pogaduszek Scrum Master często dowiaduje się, co słychać w zespole.

Wyzwania komunikacji zdalnej

Jeśli nie znajdujemy się fizycznie w tym samym miejscu, musimy częściej korzystać z czatu, wideokonferencji lub poczty elektronicznej. Gdy porozumiewamy się z innymi za pomocą mediów, mamy mniej okazji do odbierania komunikacji niewerbalnej, na przykład mowy ciała.  Spłyca to sam komunikat i prowadzi do tego, że trudniej jest usłyszeć subtelne niuanse w rozmowach i dyskusjach. Pozornie przypadkowe komentarze mogą zostać błędnie zinterpretowane. Nie można po prostu podejść do biurka kolegi i spytać, co dokładnie miał na myśli. Scrum Master, do którego zadań należy aktywne słuchanie i uważna obserwacja, musi jako Remote Scrum Master wymyślić nowe sposoby trzymania ręki na pulsie zespołu, aby móc go optymalnie wspierać. Zwłaszcza że właśnie jemu komunikacja niewerbalna zwykle dostarcza dalszych informacji na temat stanu emocjonalnego rozmówcy i nastroju zespołu.

Na czym polega praca Scrum Mastera?

Do zadań Scrum Masterów należy facylitatacja i usuwanie przeszkód, mediacja w konflikcie i doradztwo w zakresie projektowania organizacyjnego. Charakteryzuje się empatią oraz umiejętnością obserwowania, słuchania i komunikacji w różnych kontekstach. Oprócz otwartości i transparencji szczególnie ważne są tu wrażliwość i uważność. Istnieją też sposoby i środki, dzięki którym Scrum Master może wspomagać integrację rozproszonego zespołu i dobrze spełniać swoją funkcję facylitatora, coacha i doradcy.

Dzięki tym praktycznym wskazówkom socjalny aspekt Twojej pracy jako Scrum Master na pewno nie zejdzie na dalszy plan:

• Przede wszystkim ważne jest odpowiednie wyposażenie techniczne, które umożliwi optymalną zdalną komunikację i współpracę. Zaopatrz się w kamerę, jeśli Twój komputer jej nie posiada.
• Korzystaj z platform takich jak Microsoft Teams, Slack, Zoom lub Skype, aby rozmawiać przez wideo z członkami zespołu. Wideo dostarcza więcej informacji na temat gestów, mimiki, ekspresji, a także otoczenia Twojego rozmówcy. Ani rozmowa telefoniczna, ani e-maile nie mogą przekazać tego audiowizualnego wymiaru komunikacji. Dzięki niemu uzyskasz też lepsze „wyczucie rozmówcy” i jego otoczenia. Czy siedzi uśmiechnięty przy kuchennym stole i od czasu do czasu odwiedzają go jego małe dzieci, czy też patrzy przez okno? Wszystkie te informacje pomagają stworzyć większą bliskość emocjonalną między Tobą a Twoim zespołem Scrum mimo fizycznego dystansu.
• W idealnym przypadku używana przez Was platforma posiada również funkcję czatu i emotikony. W razie potrzeby możecie się poprzez niego wygodnie komunikować na bieżąco. Korzystanie z emotikonów, na przykład z uśmiechniętej buzi, nadaje wiadomości bardziej ludzki wymiar i tworzy bliskość między użytkownikami czatu.

Wskazówek dotyczących konkretnych zachowań podczas wideokonferencjach jest bardzo dużo, na przykład wyłączanie mikrofonu, jeśli sami akurat nie mówimy. Jednak zostały już one dobrze podsumowane w wielu innych artykułach i łatwo je znaleźć w sieci.

Wróćmy więc do kwestii emocjonalnych i społecznych, które Scrum Master powinien mieć na uwadze:

• Zapewnienie miłej atmosfery podczas wirtualnej rozmowy jest bardzo pomocne. Porozmawiajcie o Waszych odczuciach odnośnie rozmowy na wideo; niektórym może się ona początkowo wydawać nieco dziwna. Nie każdy czuje się komfortowo rozmawiając z kamerą. Szczególnie powściągliwi ludzie mogą uznać taką sytuację za nieprzyjemną. Rozmowa o niej i jej wpływie na nas samych pomaga lepiej sobie z nią radzić i zmniejszyć ewentualne obawy.
• Rozpoczynaj wirtualne spotkania od pogawędki i tematów osobistych, na przykład od zapytania, co rozmówcy jedli na obiad, rozmowy o ulubionym serialu czy przeprowadzce do nowego mieszkania.
• Wspólnie z zespołem stwórz wirtualne reguły współpracy. Ustalicie w ten sposób warunki i ułatwicie orientację, szczególnie na początku. Warto na przykład umówić się, kiedy zrobicie krótką przerwę i kto w zespole pilnuje czasu.
• Często odwiedzaj Daily (krótkie codzienne spotkania, zazwyczaj o poranku), ponieważ tutaj zwykle zbiera się cały zespół i będziesz na bieżąco z aktualnymi tematami. Ponadto szybciej możecie zidentyfikować potencjalne przeszkody.
• Możesz zaproponować dodatkowe spotkanie typu After-Daily albo Check-Out, aby Twój zespół miał czas na dogłebniejsze omówienie dotyczących go tematów.
• Bierz częściej udział w spotkaniach projektowych, żeby nie tylko zyskać wgląd w codzienną pracę zespołu, ale ewentualnie wspierać go jako moderator.
• Rozmawiaj regularnie z członkami zespołu i bądź z nimi w stałym kontakcie.
• Wykażesz się kreatywnością w korzystaniu z emotikonów. Możesz na przykład użyć różnych typów uśmiechniętych buziek do głosowania nad nową godziną spotkania.
• Organizuj regularne spotkania jeden na jednego z członkami zespołu i przeprowadzaj je czasami jako zdalne rozmowy przy kawie. Wypijcie wspólnie filiżankę kawy lub herbaty przed ekranem i omówcie bieżące kwestie albo po prostu pogadajcie. Takie spotkania w luźnej kawiarnianej atmosferze co prawda trzeba zaplanować z wyprzedzeniem, ale są świetną zabawą.
• Zorganizuj cotygodniową rozmowę wideo w formie wirtualnego lunchu. Tutaj tematy pracy mogą być tabu, a luźna rozmowa między kolegami jest na pierwszym planie.
• Rozwijaj swoje umiejętności zdalnego moderowania. Do interaktywnych retrospektyw możesz użyć takich narzędzi jak Mural, FunRetro, Miro lub Retrium. Narzędzia te wspierają interaktywną współpracę zespołową, a tym samym wspomagają wymianę na zdalnej retrospektywieczy też każdym innym spotkaniu.
• Korzystaj z wersji online kart Kudo (http://kudobox.co/). Możesz takim kartkom motywacyjnym i podziękowalnym można wyrazić wdzięczność i  uznanie dla siebie nawzajem w zespole, a równocześnie zwiększyć wewnętrzną motywację osoby obdarowanej taką kartką.
• Gry i odmiana mogą również odbywać się zdalnie. Możesz zasugerować grę zespołową online, aby rozluźnić nastrój lub wyjaśnić dokładniej konkretną zwinną zasadę (propozycje gier można znaleźć tutaj: https://www.agileteams.de/plus/agile-games/).

Znajdź najlepszy format zdalnej współpracy dla Ciebie i Twojego zespołu Scrumowego, wypróbuj go, dostosuj lub odrzuć i sprobuj ponownie: każdy zespół jest inny. Niezależnie od tego, kiedy skończy się pandemia, praca rozproszona będzie coraz popularniejsza i to od nas zależy kształtowanie form wirtualnej współpracy.

Jestem ciekawa, jakie pomysły zastosujesz, jak zadziałają w waszym przypadku i jakie masz wnioski.