Verteilt und remote arbeitende Teams sind „the New Normal“ und das nicht erst seitdem die Corona-Pandemie uns vermehrt ins Homeoffice bringt. Die Mitglieder vieler Teams arbeiten schon heute über den gesamten Globus verteilt. Doch auch innerhalb Deutschlands sitzen Teams verteilt und arbeiten dennoch eng zusammen.

In Zeit von Corona wird das Homeoffice (auch Telearbeit oder Remote-Arbeit genannt) für noch weit mehr Menschen als bisher tägliche Realität. Doch die Arbeit von zu Hause aus stellt besondere Herausforderungen an die Zusammenarbeit der Scrum Teammitglieder und insbesondere an den Scrum Master. Aufgrund der räumlichen Trennung unterliegen Kommunikation und Interaktion anderen Rahmenbedingungen, weil die Face-to-Face-Kommunikation im selben Raum nicht vorhanden ist. Mal eben mit dem/der Kollegen/in bei einem Kaffee in der Küche über das vergangene Meeting quatschen, ist leider nicht möglich. Doch genau bei solch ungezwungenen Küchengesprächen erfährt der Scrum Master häufig, wie es dem Team geht, was die Teammitglieder umtreibt.

Was ist anders im Homeoffice?

Wenn wir uns nicht am selben Ort befinden, also keine Kopräsenz vorliegt, dann müssen wir verstärkt auf Chat, Videotelefonie oder E-Mail zurückgreifen. Durch die medial vermittelte Kommunikation wird vornehmlich die nonverbale Kommunikation, wie Körperhaltung und Ausstrahlung, reduziert. Damit ist die Kommunikation weniger vielschichtig und es ist schwerer, feine Zwischentöne in Gesprächen und Diskussionen mitzubekommen. Scheinbar beiläufig geäußerte Kommentare können weniger gut eingeordnet und damit hinterfragt werden. Einfach mal an den Schreibtisch des/der Kollegen/in zu gehen und nachzufragen, wie sein Diskussionsbeitrag gemeint war, ist in einem Remote-Arbeitssetting nicht möglich. Vor allem der Scrum Master, dessen Tätigkeit durch aktives Zuhören und genaues Hinschauen gekennzeichnet ist, muss sich als Remote Scrum Master etwas einfallen lassen, damit er das Ohr am Team behält und es bestmöglich unterstützt kann. Denn insbesondere für ihn gibt die nonverbale Kommunikation weiter Aufschluss über den Gefühlszustand seines Gegenübers und über die Teamstimmung.

Doch was macht die Tätigkeiten eines Scrum Masters aus?

Die Aufgaben eines Scrum Masters reichen vom Facilitator über Hindernisbeseitiger bis hin zum Konfliktmediator und Berater für Organisationsdesign. Er zeichnet sich durch Fähigkeiten wie Beobachten und Zuhören können, empathisch sein und in verschiedenen Kontexten kommunizieren zu können aus. Neben Offenheit und Transparenz sind die Eigenschaften feinfühlig und aufmerksam zu sein besonders bedeutsam. Doch es gibt Mittel und Wege, wie der Scrum Master bei einem verteilt arbeitenden Team die zwischenmenschliche Ebene stärken und seine Funktion als Facilitator, Coach und Berater gut erfüllen kann.

Mit diesen praktischen Hinweisen bleibt die soziale Dimension eurer Scrum Master Rolle nicht auf der Strecke.

• Zunächst gilt es entsprechende technische Grundlagen zu schaffen, damit die Remote-Kommunikation und Kollaboration bestmöglich gelingen kann. Besorgt euch Kameras, falls euer PCs oder Laptop keine haben sollte.
• Verwendet Plattformen, wie z.B. Microsoft Teams, Slack, Zoom oder Skype, um mit euren Teammitgliedern über Video telefonieren zu können. Denn die Videotelefonie verschafft euch ein Mehr an Informationen über Gestik, Mimik, Ausdruck und auch Räumlichkeit von eurem Gegenüber. Ein Telefonat oder gar eine E-Mail-Kommunikation vermag diese audiovisuelle Dimension in der Kommunikation nicht zu transportieren. Doch so erhaltet ihr einen bessern Eindruck von eurem Gegenüber und ihr könnt seine physische Situation besser einordnen. Sitzt euer/e Gesprächspartner/in lächelnd am Küchentisch und wird ab und zu von seinen kleinen Kindern besucht oder blickt er aus dem Fenster in die Ferne? All diese Informationen schaffen trotz geografischer Distanz mehr soziale Nähe zwischen euch und eurem Scrum Team.
• Idealerweise verfügt das ausgewählte Tool auch über eine Gruppen- und eine Single-Chat Funktion inklusive Gefühlsbildern auch Emoticons genannt. So könnt ihr bei Bedarf in Echtzeit hin- und herschreiben und euch bequem schriftlich austauschen. Die Nutzung von Emoticons wie Smileys sorgen bei einer Nachricht für die menschliche Note und stellt Nähe zwischen den getrennten Chat-Partnern/innen her.

Es gibt noch mehr Tipps für das konkrete Verhalten bei Videokonferenzen, wie beispielsweise sich zu muten, wenn man nicht gerade selbst spricht. Doch diese wurden schon in vielen anderen Blogartikeln gut zusammengefasst und sind im Netz leicht auffindbar.

Zurück also zu den emotionalen und sozialen Aspekten, die ein Scrum Master bezüglich der Interaktionen im und mit dem Scrum Team im Blick haben sollte.

• Es ist hilfreich, wenn ihr für eine angenehme Gesprächsatmosphäre bei den virtuellen Meetings sorgt. Thematisiert gegebenenfalls die Situation der Remote-Arbeit und Kommunikation, denn anfangs fühlt es sich eventuell etwas komisch an, sich über Videotelefonie auszutauschen. Nicht alle fühlen sich von Beginn an wohl mit einer Videokamera zu telefonieren. Insbesondere zurückhaltende Menschen können solch eine Gesprächssituation als unangenehmen empfinden. Das Verbalisieren der neuen Situation und wie sie auf einen selbst wirkt, hilft dabei mit der Remote-Situation besser klarzukommen und Vorbehalte abzubauen.
• Startet virtuelle Meetings mit etwas Small-Talk und persönlichen Themen, wie beispielsweise mit der Frage, was es zum Mittagessen gab, der Einschätzung zum letzten Sonntagabend-Tatort oder erzählt von eurem anstehenden Wohnungsumzug.
• Stellt gemeinsam mit eurem Team Regeln für die virtuelle Zusammenarbeit auf. Das sorgt für klare Rahmenbedingungen und bietet insbesondere in der Anfangszeit Orientierung, nach welcher Zeit beispielsweise eine kurze Pause anberaumt werden sollte und wer im Team auf die Zeit achtet.
• Besucht oft das Daily, denn hier habt ihr das gesamte Team meist dabei und ihr bleibt bei den aktuellen Themen am Ball. Außerdem kommt ihr Hindernissen so schneller auf die Spur.
• Führt eventuell ein weiteres Meeting, wie beispielsweise ein After-Daily oder Check-Out ein, so dass euer Team Zeit hat, sich tiefer über Themen auszutauschen, die alle betreffen.
• Nehmt öfters an Meetings, wie z.B. Terminen zu Architekturdiskussionen teil, so erhaltet ihr nicht nur Einblick in die tägliche Arbeit und Kollaboration eures Teams, sondern könnt eventuell auch als Moderator unterstützen.
• Chattet regelmäßig mit euren Teamkollegen/innen und bleibt so im kontinuierlichen Austausch mit ihnen.
• Werdet kreativ in der Nutzung von Emoticons, so könnt ihr eine Abstimmung über eine neue Meeting-Uhrzeit beispielsweise mittels verschiedener Smiley-Typen durchführen.
• Vereinbart regelmäßige Einzelgesprächstermine mit euren Teammitgliedern und gestaltet diese auch mal als Remote-Coffee-Dates. Trinkt also gemeinsam vor dem Bildschirm eine Tasse Kaffee oder Tee und besprecht Dinge, die anstehen, die euch umtreiben oder haltet einfach mal nur so ein Pläuschchen. Diese Verabredungen in Kaffeeatmosphäre müssen zwar meist vorab geplant werden, aber wenn sie einmal laufen, machen sie riesigen Spaß.
• Stellt zum Beispiel wöchentlich einen Videogesprächstermin zum gemeinsamen virtuellen Mittagessen ein. Hier sind dann vielleicht Arbeitsthemen tabu und der ungezwungene Austausch unter Kollegen/innen steht im Vordergrund.
• Entwickelt eure Fähigkeiten zur Remote-Moderation weiter. Als Tipp für interaktive Retrospektiven: probiert Werkzeuge wie z.B Mural, FunRetro, Miro oder Retrium aus. Diese Tools unterstützen das interaktive Zusammenarbeiten im Team und intensivieren damit den Austausch bei der Remote-Retrospektive aber auch in jedem anderen Meeting.
• Nutzt die Onlineversion der Kudo-Karten (http://kudobox.co/). Diese Motivations- und Dankeskarten könnt ihr als Zeichen von Dank und Anerkennung untereinander im Team vergeben. Die intrinsische Motivation des Kartenempfängers kann so gesteigert werden.
• Spiele und Abwechslung können auch remote stattfinden. Vielleicht könnt ihr auch mal ein Team-Spiel online einbauen, um die Stimmung aufzulockern oder ein agiles Prinzip näher zu beleuchten (Tipps finden sich z.B. hier https://www.agileteams.de/plus/agile-games/).

Findet für euch und euer Scrum Team die beste Variante der Remote-Zusammenarbeit, probiert aus, adaptiert und verwerft wieder, denn jedes Team tickt anders. Doch ob Corona-Krise hin oder her, das verteilte Arbeiten wird immer bedeutsamer und es liegt an uns selbst, die virtuelle Zusammenarbeit zu gestalten.

Ich bin gespannt, welche Ideen ihr aufgreift, wie sie für euch funktionieren und welche Einfälle ihr habt. Schreib uns an: hallo@qualityminds.de